Inventuren (=Revisionen) sind für Bibliotheken ein wichtiges Instrument der Bestandskontrolle. Durch die systematische Erhebung des IST-Bestands werden in erster Linie Fehlbestände aufgrund verloren gegangener Medien ermittelt und im System korrigiert. Ebenso unterstützt eine Inventur aber auch die Wiederherstellung der Ordnung in den Regalen und ermöglicht das Auffinden veralteter oder beschädigter Exemplare, die ausgesondert werden sollten.

Grundsätzlich sollte die Inventur in einer Schulbibliothek 1x jährlich durchgeführt werden, idealerweise gegen Ende des Schuljahres. Damit ist der Bibliothekskatalog bereinigt und die Nutzer/innen können sich im neuen Unterrichtsjahr darauf verlassen, dass die im Katalog erfassten Medien auch wirklich zur Verfügung stehen.

Entscheidet man sich für eine Gesamtrevision ist es empfehlenswert, die Bibliothek vorübergehend zu schließen. Teilrevisionen (Beschränkung der Inventur auf eine einzelne Systematikober- bzw. -untergruppe) können auch während des laufenden Betriebs durchgeführt werden.  

Nachdem bei einer Inventur sämtliche Medien in den Regalen optisch erfasst und mit einer Sollliste abgeglichen werden müssen, ist die Durchführung mit einem erheblichen Zeit- und Personalaufwand verbunden. Die Verwendung eines kabellosen Handscanners erleichtert die Bestandsaufnahme erheblich. Ebenso können Schülerinnen und Schüler, die gerne in der Bibliothek mitarbeiten, eine große Hilfe an den Regalen sein.

Nachdem die Erfassung des IST-Bestandes erfolgt ist, kann der Fehlbestand durch das Bibliotheksverwaltungsprogramm automatisch ermittelt und ausgedruckt werden. Verliehene Exemplare erkennt das System dabei automatisch, sie werden nicht in die Fehlbestandsliste aufgenommen. In einem letzten Schritt müssen schließlich die Medien der Fehlbestandsliste aus dem Katalog gelöscht werden. Bei einer Teilinventur kann es auch Sinn machen, die Medien des Fehlbestands auf "nicht auffindbar" zu setzen, um eine vorschnelle Löschung aus dem System zu verhindern. Nun ist der Bestand bereinigt.

Unter LITTERA-Arbeitshilfen gibt es eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Durchführung einer Inventur mithilfe des Bibliotheksverwaltungsprogramms LITTERA.

https://www.psoe.at/bibliotheksmanagement/bibliothekssoftware/littera-arbeitshilfen